Atualização de documentação de infraestrutura de rede


O artigo apresenta um estudo de caso real da Polícia Militar de Vitória, ES, que sofria com o mapeamento desatualizado da infraestrutura física de rede. Depois de um trabalho de levantamento e metodologia de atualização de dados, hoje a documentação encontra-se facilmente acessível para consulta, melhorando o suporte e a produtividade dos profissionais.


Michel Ribeiro Azeredo, perito em telecomunicações do DTI – Departamento de Tecnologia da Informação da Polícia Civil do Espírito Santo

Data: 23/02/2017

Edição: RTI Fevereiro 2017 - Ano XVIII - No 201

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Fig. 1 – Polícia conecta quatroCivil de Vitória: rede em campus edifícios

Quem já não se deparou com uma infraestrutura física com documentação inexistente ou desatualizada? Os que já passaram por essa experiência talvez concordem que é muito improdutivo resolver problemas de rede quando não se tem noção de como ela está estruturada.

Em termos práticos, ficamos no “escuro”, sem saber qual prédio se interconecta com outro; onde se localiza o distribuidor de campus; qual é a rota dos backbones; a qual switch de acesso está ligado o ponto do usuário e outros pequenos problemas de camada física que se tornam grandes problemas por falta de uma documentação eficaz.

Este artigo apresenta um método prático de levantamento da infraestrutura física de uma rede campus (CAN) aplicado em uma instalação da Polícia Civil do Estado do Espírito Santo. A rede fica em um condomínio em Vitória, ES, que abriga quatro edifícios (figura 1):

Os edifícios também são sede de outras delegacias/departamentos, inclusive a DTI. Em cada prédio, que tem entre dois e quatro andares, há em média 400 pontos de rede.

O cabeamento estruturado é misto, de Categorias 5 e 6. É uma rede antiga, mas passou por reforma recente em 2013. Entre as principais aplicações que rodam na rede, estão os serviços corporativos, como boletim online, sistema de protocolo, controle de efetivo, gestão de patrimônio, consulta de indivíduos, servidor de arquivos, sistemas de consulta MJ/DPF, gerenciador de laudos de perícias.

Fig. 2 - Exemplo de diagrama elaborado com software gratuito

Por questões de segurança, os detalhes de rede serão preservados, mas a metodologia, aplicada pelo DTI - Serviço de Infraestrutura da Divisão de Tecnologia da Informação, será exposta sem maiores prejuízos ao aprendizado.

Para efeito deste artigo, organizamos a metodologia com base nas letras da palavra “REDES” aproveitando o acróstico para invocar os verbos de ação: Reconhecer, Estudar, Decidir, Executar e Sincronizar, conforme veremos a seguir.

Reconhecer

A primeira ação consiste em mapear a infraestrutura atual. Nesse passo, é comum nos sentir motivados a corrigir os problemas que vislumbramos enquanto estamos executando o reconhecimento da rede. Mas é importante manter o foco, pois o momento para as correções será posterior.

Os profissionais antigos, que conhecem a rede de ponta a ponta, talvez não percebam a importância de um mapeamento atualizado, provavelmente porque a sua experiência e conhecimentos naquele ambiente lhes permitam dar pronta resposta aos problemas cotidianos. Mas, sem perceberem, o efeito colateral dessa mentalidade faz com que toda a ação de troubleshooting de rede fique dependente da informação daquele funcionário. Isso, de alguma forma, limita a produtividade da equipe.

Conscientes disso, prosseguimos com o mapeamento da rede rascunhando a topologia em uma prancheta e em duplas aparelhadas com radiocomunicador. Desse exaustivo trabalho, surgiu a primeira versão do diagrama da rede.

O diagrama pode ser elaborado à mão e já será suficiente para a próxima etapa. Utilizamos um software gratuito para desenhar o mapa da rede (Dia Portable). O programa é fácil de usar e muito funcional. Enquanto os demais serviços eram mantidos, um dos integrantes da equipe elaborava os mapas com base nos rascunhos. Os problemas identificados no levantamento devem ser apontados nesses diagramas. Isso servirá como subsídio para o próximo passo.

Estudar

Fig. 3 - Resumo da metodologia REDES

Uma vez obtida a visão panorâmica das instalações de telecomunicações, deve-se seguir o trabalho de avaliação. Amparada pelas anotações de problemas da etapa anterior e enxergando as possibilidades de otimização dos recursos (ativos de rede, cabeamento, rotas, etc.), a equipe se detém na análise e estudo dos pontos críticos e lista as oportunidades de melhorias.

O aproveitamento dos recursos é maior quando reservamos uma etapa exclusiva para o estudo do ambiente. Isso porque evitamos retrabalhos que poderiam ser causados na fase de reconhecimento da rede caso resolvêssemos intervir naquele momento. As soluções mais abrangentes são mais bem concebidas quando se tem uma visão geral da planta.

Decidir

O conhecimento produzido nos passos anteriores será inerte se não for aplicado. Por isso, a fase da decisão. Uma ótima ferramenta para concentrar as medidas a ser implementadas é o plano de ações. Nele é possível definir a ação a ser executada (o quê), as tarefas intermediárias (como), o responsável em atingir esse objetivo (quem), a previsão da data em que ela estará concluída (quando) e outras informações que forem úteis para a equipe. Existem vários modelos gratuitos na Internet.

Vale a pena a formalização das decisões em documento, seja em formato de plano de ações ou outro que os executores julgarem útil. Essa burocracia garantirá o engajamento da equipe naquilo que foi acordado e também permitirá uma segurança na fase de execução, uma vez que os procedimentos de intervenção na rede estão todos autorizados.

Não se pode esquecer de especificar todos os recursos que serão empregados para as correções. Um bom dimensionamento dos equipamentos e materiais evitará interrupções por falta de recursos no momento da execução. No caso descrito aqui, percebemos que não houve grande demanda por aquisição de novos equipamentos. O método colaborou bastante na identificação de itens que puderam ser melhor aproveitados, reduzindo custos e promovendo aprimoramentos num serviço público, que segundo os princípios da administração pública, deve prezar pelo princípio da eficiência.

Executar

Fig. 4 – Distribuidorde piso

Chega a hora de implementar. Tudo o que foi pensado na fase de estudo e determinado no plano de ações passa a tomar forma neste estágio. Executar é a maneira de se empreender as melhorias que antes estavam somente no campo das ideias. E um detalhe muito importante, percebido enquanto executávamos as tarefas, foi a conscientização de potenciais problemas que estavam ocultos justamente por não haver uma documentação sólida.

Nisto percebemos que, ao mesmo tempo em que aprimorávamos a infraestrutura, também agíamos preventivamente. A sensação de um time que vivencia essa experiência é a de que realmente está dominando a sua infraestrutura.

Mas nem tudo que está no papel pode ser implementado. Daí a necessidade de gerenciar as mudanças do planejamento. Porém, mesmo diante da impossibilidade de se alcançar o cenário idealizado, o contingenciamento das mudanças é suavizado pela previsibilidade alcançada ao reunir antecipadamente todas as informações da rede.

A sequência lógica nessa dinâmica é voltar à mesa de desenho, revisar os diagramas e corrigir as alterações (confeccionar o as built). Ao final dessa etapa, teremos uma rede totalmente mapeada e com documentação correspondente.

Sincronizar

Quando o serviço de infraestrutura concluiu os trabalhos das etapas anteriores, a sua próxima ação foi divulgar a documentação final para os demais serviços da DTI.

Além da divulgação, houve forte incentivo em explorar os diagramas como fontes de consulta antes das ações de manutenção, principalmente no âmbito do serviço de suporte. Com a prática da utilização dos mapas de rede e com a constatação de sua eficácia, os profissionais sentiam cada vez mais confiança na documentação e, por consequência, a sensação de domínio da topologia foi se consolidando gradativamente.

A parceria nascida entre os setores de TIC que usaram a nova documentação fez surgir um sentimento de manter sempre atualizado todo o conhecimento adquirido até então. Assim, a cada nova alteração na infraestrutura ao longo do tempo, volta-se aos diagramas para proceder as revisões.

Isso é o que chamamos de sincronizar as informações da rede como se num sistema permanentemente ativo

As transformações experimentadas

O ganho de produtividade foi perceptível após as ações descritas aqui. Conseguimos multiplicar o conhecimento que antes estava contido na experiência de alguns poucos profissionais materializando-o em formato acessível e simplificado para a consulta.

A prova disso é que, por conta de um programa do governo estadual de bolsa de estágio, muitos estudantes de redes selecionados como estagiários para o departamento não encontram dificuldades em dar o primeiro suporte aos usuários, por utilizarem constantemente os mapas de rede produzidos com o método.

Outra grande transformação foi a de desafogar justamente aqueles profissionais detentores das informações exclusivas da rede, permitindo-os que se dedicassem a outros projetos. O tempo de resposta aos chamados também diminuiu de forma significativa a partir do domínio total da infraestrutura.

O levantamento foi realizado entre outubro de 2014 e março de 2015. Desde então, o departamento continua aprimorando tanto a infraestrutura física quanto a documentação.